Karlsruhe – Im Bereich der Versorgungsverwaltung arbeitet das Landratsamt Karlsruhe ab sofort voll digital. Damit gehört die Papierakte der Vergangenheit an. Sämtliche Verfahrensschritte vom grundlegenden Antrag auf Versorgung über die Fallbearbeitung durch den Sachbearbeiter, die Einholung notwendiger Gutachten bis hin zu möglichen Gerichtsverfahren werden rein elektronisch abgebildet. Landrat Dr. Christoph Schnaudigel machte sich persönlich ein Bild und ließ sich vom Projektverantwortlichen im Sozialdezernat Stefan Brunner und der Abteilungsleiterin im Gesundheitsamt Dr. Irene Bauer die Verfahrensabläufe erläutern.
2.300 laufende Meter Akten mit 115.000 Einzelfällen umfasst der Datenbestand im Schwerbehindertenbereich. Die Fälle können regelmäßig nicht von einer Stelle allein bearbeitet werden, sondern es müssen weitere Fachdisziplinen aus anderen Dezernaten einbezogen werden wie z.B. ärztliche Gutachten. Auch muss eine Verknüpfung mit dem landeseinheitlichen Fachprogramm DEVISS vorgenommen werden. Die nun in Betrieb genommene elektronische Akte macht den aufwändigen und zeitraubenden Versand der Papierakte an verschiedene Fachsstellen überflüssig. Alle Berechtigten können vielmehr auf die elektronische Akte zugreifen und sie vervollständigen. „Das Verfahren und die Handhabung sind mittlerweile ausgereift“, erklärte Dr. Irene Bauer, die die elektronische Aktenlösung mit erarbeitet hatte. „Dass wir schon seit geraumer Zeit ein zentrales elektronisches Dokumentenmanagementsystem eingeführt haben, hat uns in die Lage versetzt, uns beim Leuchtturmprojekt des Landes im Bereich des Justizministeriums zu beteiligen“ ergänzt Finanzedezernent Ragnar Watteroth. Er weist auf einen zusätzlichen Mehrwert hin, in dem die Akten auch bei Widerspruchsverfahren oder eventuellen Gerichtsverfahren nun den Behörden des Landes ebenfalls digital vorgelegt werden, was sich positiv auf die Verfahrensdauer auswirkt. Doch nicht nur neue Akten werden elektronisch angelegt, auch der Bestand wird Schritt für Schritt in die elektronische Akte überführt. „Sobald eine laufende Akte geöffnet wird, wird sie digitalisiert“, erklärt Stefan Brunner. Auf diese Weise kann nicht nur auf die Schaffung zusätzlichen Registraturraums verzichtet werden sondern es können Raumkapazitäten zurückgefahren werden, was Kosten spart. An der Akteneinsicht für den Antragsteller ändert sich nichts. Sie ist weiterhin möglich, künftig dann nicht mehr in Papierform sondern am Bildschirm.
Die Umstellung auf die elektronische Akte in der Versorgungsverwaltung ist der Auftakt für die Digitalisierung eines gesamten Aufgabengebiets im Sozialdezernat. Landrat Dr. Schnaudigel ist davon überzeugt, dass die Digitalisierung Vorteile für die Verwaltung bringt. Für die Mitarbeiter, weil dadurch das mobile Arbeiten und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie erleichtert wird, aber vor allem auch für die Kunden, weil Dienstleistungen schneller abgerufen werden können und mancher Gang zum Amt vermieden werden kann. Gleichzeitig appelliert er aber auch an den Gesetzgeber, die Vorschriften auf die neuen Erfordernisse anzupassen. So ist für die Antragsstellung im Bereich der Versorgungsverwaltung nach wie vor noch eine eigenhändige Unterschrift auf Papier notwendig. So lange noch keine praktikable digitale Signatur vorliegt muss der Antrag deshalb zunächst eingescannt werden, um das digitale Verfahren in Gang zu setzen.