Ludwigshafen – Die elektronische Akte (eAkte) löst ab Montag, 12. März 2018, im Jobcenter Vorderpfalz-Ludwigshafen die klassische Aktenhaltung nach und nach ab. Das Jobcenter wird dadurch zu einem papierarmen und digitalen Dienstleister, der folgende Vorteile bietet: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte über den Bearbeitungsstand – auch am Telefon.
Kundinnen und Kunden können dennoch weiterhin wie gewohnt ihre Anliegen auch per Brief übermitteln. Die eingehende Kundenpost wird gescannt und so gespeichert, dass sie auf dem Computer gelesen werden kann. Die Dokumente werden anschließend automatisch der richtigen eAkte und den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeordnet. Einblick in die Dokumente erhalten somit nur Beschäftigte, die mit der Erledigung der Aufgabe betraut sind.
„Die internen Vorbereitungen sind abgeschlossen, die Belegschaft entsprechend geschult, sodass wir nun mit der eAkte loslegen können“, meint Anja Hölscher, Geschäftsführerin des Jobcenters.
Mit der elektronischen Akte wird laut Hölscher zudem der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote gelegt, die in der Zukunft noch weiter ausgebaut werden sollen. Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Aus diesem Grund sollten nur Originale ans Jobcenter geschickt werden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.