Germersheim – Mit Einführung der elektronischen Akte (eAkte) wird ab dem 26.02.2018 im Jobcenter Landkreis Germersheim die klassische Aktenhaltung nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird dadurch zu einem papierarmen Dienstleister und spart damit auch Kosten und Platz für die Archivierung. Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Unterlagen auf dem Postweg oder persönlich einreichen.
Alles auf dem Schirm – Datenschutz hat Vorrang
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost wie Briefe, Dokumente oder Belege gescannt und computerlesbar gespeichert werden. Als elektronische Dateien werden sie anschließend in das IT-System des Jobcenters zur Bearbeitung weitergeleitet.
Drei Tage nach Eingang ist dadurch die Post in digitaler Form der elektronischen Akte des jeweiligen Falles zugeordnet.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bearbeiten die Vorgänge direkt am Bildschirm, ohne, dass wie bisher eine Akte gezogen oder der Vorgang aufwendig in Papierform beigefügt werden muss. Das bedeutet auch, dass der Zugriff auf den gesamten Fall von jedem Arbeitsplatz aus möglich wird.
Dem Datenschutz wird höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die mit der jeweiligen Fallbearbeitung betraut sind und die sie für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Einreichung von Unterlagen – Kopie statt Original
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Senden Sie möglichst nur Kopien an das Jobcenter. Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Kundinnen und Kunden, die ihre Originale zurückbekommen möchten, müssen dies dem Jobcenter mitteilen. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.
Ihre Ansprechpartner im Jobcenter fertigen im Bedarfsfall Kopien an.